会議が苦手でした。
29年も会社というところで働いてきて、会議がずっと苦手だった。必要かそうでないかというと、ほとんどの場合は必要な会議だったと思うけれど（思いたいけれど）、会議のない日は嬉しかったし生産性が高まりました。
こんな記事がありました。計算の根拠がイマイチ分かりませんが、時間がかかってますよ、それだけの成果が出てますか？という警鐘です。
⇒ 「週1回の役員会議のために社内で使われる時間は年間30万時間」
スタッフに会議を仕切らせたら、考えなしに「1時間」をデフォルトに設定してしまうということがありました。なぜ、会議は1時間なのか？ そこから常識を疑ってもらいました。
内容を考慮すれば、時には15分、時には30分という選択があっても良いはずです。簡単な確認のための会議ならば、基本15分ということを徹底しました。次は30分、そして45分。簡単に人の時間を1時間も取るんではない、と時間感覚を徹底させる良い機会でした。結果、会議の短縮化につながったと思います。
短時間で終えようとすれば、それだけ念入りに準備もするし、必要最小限のことだけ報告したり、ディスカッションしたりするし、終わったら世間話などしてないで、さっさと切り上げる。良いことづくめです。
事前に資料をメールで共有し議題を徹底しておけば、会議前に考えておくことができ、会議の場は「決議」に集中できるわけです。これは決議なのか、提議なのか、共有なのか。その区別をしておくことも大事ですね。議題の優先順位も同時に共有しておくといい。最後の職場では、幹部とこれが徹底できたので、戦略会議はとてもサクサク。短時間で実り多くて気持ち良かったです。
ひとりひとりは1時間でも、それが10人になれば10時間ということです。そこに時給を掛けあわせていったら、とんでもないお金として積み上がっていきます。コスト感覚の優れたリーダーや経営者ならば、会議の短縮化を図らないとならないはずです。
アメリカ人はとくに時間感覚が厳しくて、なかなかミーティングのために時間をくれないのですが、そこは見習っていいなと思います。結構、会わなくても用件は済みますからね。メールやスカイプで十分なことって、本当に多いのです。
もちろん、何でもかんでも会議は短ければ良い、削減しちゃえば良いということではないのはご理解いただけると思います。時と場合によります。顔を見て話すことのメリットは多大です。